印鑑登録証が必要になるシーンや管理方法のまとめ

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ある程度の年齢になると、自分の印鑑を居住する自治体に登録している人も多いのではないでしょうか。このような手続きをすると、各人に印鑑登録証が発行されます。印鑑登録証はいろいろな状況で必要ですが、どんなときに使うのかについては具体的にわからない人もいるかもしれませんね。

ここでは、印鑑登録証が必要になるシーンや印鑑登録証を管理するときの注意点などについてお伝えしていきます。

実印を登録したときに発行されるのが印鑑登録証

印鑑登録証は、自治体に自分の実印を登録したときに発行されます。印鑑登録証の形状は自治体によって異なりますが、一般的にはプラスチック製のカードや手帳のようなデザインを採用しているケースが多いです。マイナンバーカードが発行されるようになってからは、この手のカードも印鑑登録証として使用できるようになりました。

こういったシステムを導入しているのはまだ一部の自治体に限られますが、印鑑登録証についても全国的に電子化が進んでいることは確かです。マイナンバーカードを使えば、コンビニエンスストアからも印鑑登録証明書などの書類を発行してもらうことができます。

ちなみに、マイナンバーカードを印鑑登録証として使用する場合は、休日でも印鑑登録証明書を発行してもらえる場合があります。

印鑑登録証が必要になるシーン1「家や土地を売却するとき」

印鑑登録証を使う必要がでてくるのが、例えば家や土地といった不動産を売るときです。このような不動産の売買手続きの際には、売主の実印が必要です。

印鑑登録という手続きを経た実印は、確実に本人の印鑑である、と公的に証明された印鑑。したがって、一般の認印とは信用力に大きな違いがあります。所有権移転のように権利が動くときには、こういった信用力が大きい実印を使用するのが1つのルールです。

家や土地の売買をすることになった場合、登記の手続きの前に印鑑登録証を取得しておく必要があるでしょう。所有権移転の登記の際には、売主が登記の申請書に実印を押します。このときには、印鑑登録証明書を添付して確実に本人の印鑑であることを証明するのがルールになっています。

証明書がないと、捺印されている印鑑が本人のものかどうかを確認できないため、登記の手続きができません。実印は、登記が終わった後に登記完了証を受け取るときにも必要です。不動産をこれから売る予定がある場合は、早めに印鑑登録を済ませておき、登録証やマイナンバーカードを使っていつでも証明書を取得できるようにしておきたいところです。

印鑑登録証が必要になるシーン2「抵当権を設定するときや抹消するとき」

住宅や土地といった不動産に抵当権を設定する場合は、実印と印鑑登録証明書を用意して、融資を受けている金融機関などで手続きをするのが一般的です。手続きに必要な書類には、必ずといってよいほど印鑑登録証明書が含まれています。

したがって、この場合も印鑑登録を済ませて、印鑑登録証を手元に準備しておく必要があるでしょう。「参考:ネットはんこ:印鑑ダイレクト

抵当権は、該当する物件に設定する1つの権利です。担保となる物件には、このような抵当権を設定するのが融資の際の一般的なやり方になっています。抵当権を設定する場合には、法務局で登記の手続きが行われます。抵当権の登記の際にも、所有権移転の場合と同様に、物件の持ち主の実印と印鑑登録証明書が必要になってくるわけです。

ローンを全額返済した場合は、通常は抵当権が抹消されますよね。こういった抹消手続きでも、本人の実印と印鑑登録証明書を用意して法務局で手続きを行います。抵当権は、設定するときにも抹消するときにも、登記という手続きをするのが一般的です。

住宅ローンなどを利用する際に担保を提供するときには、印鑑登録証の準備も忘れずに行っておいたほうがよいでしょう。

印鑑登録証で証明書を交付してもらうときの流れ

印鑑登録証を使って印鑑登録証明書を交付してもらう場合、通常は自治体の窓口まで出向く必要があります。このときに窓口で記入することになるのが、「印鑑登録証明書請求書」などの書類です。こういった書類には、証明書を発行してもらいたい人の氏名や住所、生年月日を記入する欄が設けられています。

また、印鑑登録証に記載されている番号を記入する欄もあります。印鑑登録証明書を交付してもらう際には、必ず印鑑登録証を持参することが必要です。マイナンバーカードや市民カードなどで交付してもらえる自治体もあるので、事前に確認しておきましょう。

ちなみに、証明書の交付の際には300円前後の手数料がかかります。請求書を記入して窓口に提出し、持参した登録証で本人確認ができれば、すぐに印鑑登録証明書を受け取れます。実のところ、印鑑登録証がそろっている場合は、代理人が出向いても証明書は同じような流れですぐに交付してもらえます。

「印鑑登録証明書請求書」には、代理人が請求する場合に使用する記入欄も設けられているので、本人でなくても書類を取得することは可能です。ただ、家族や親族であっても、印鑑登録証を持参していない場合はその場で証明書を受け取ることはできません。

印鑑登録証を管理するときの注意点

印鑑登録証は、日頃から管理を徹底しておくことが大切になってきます。マイナンバーカードなどと同様に、印鑑登録証も個人の権利に大きな影響を与える書類であるため、紛失をすると厄介なことになりかねません。印鑑登録証明書は、登録証がそろっていれば第3者でも交付してもらえる書類です。

ただ、自治体に提出する請求書には、本人でないとわからない住所や氏名、生年月日などを記入する欄があります。しかしながら、運転免許証などを登録証と一緒に紛失した場合は、このような個人情報も簡単に流出してしまいますので注意が必要です。

自治体でも、証明書を交付する際には生年月日や住所などで本人確認を徹底するようになっていますが、悪用される可能性はゼロではありません。印鑑登録証は、日常生活のなかで必要になるシーンは比較的少ないです。実印と同様に、持ち歩く必要がないときには安全な場所に保管しておいたほうがよいでしょう。

保管するときには、住所や氏名、生年月日がわかる書類と一緒にしておかないことも大切。万が一、盗難などの被害に遭ったときでも、このような個人情報がわからなければ悪用は難しくなります。暗証番号を登録している場合は、番号を書いたメモなども別な場所に保管する必要があるでしょう。

印鑑登録証は、不動産などの財産を管理するときにも重要になるアイテムです。いざという時に慌てないように、普段から管理を徹底しておきましょう。